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이젠 공문서도 비대면으로! 문서24 써보니 너무 편하네

정책기자 이현호 2021.04.13

우리나라에서는 이미 어느 정도 전자정부 서비스가 보편화되어서 비대면 온라인 신청만으로 많은 민원서류를 발급받을 수 있습니다. 현재 이러한 전자정부 서비스 중에 가장 대표적인 것은 과거 민원24로 불리던 현재의 정부24라고 할 수 있습니다. 대한민국 국민이라면 아마도 대부분 주민등록등본을 인터넷으로 발급받기 위해 정부24를 이용해 본 기억이 있을 겁니다. 

정부24 메인화면
대표적인 전자정부 서비스 정부24 메인 화면.


행정안전부가 최근 발표한 ‘2020년 전자정부 서비스 이용실태조사’에 따르면 국민이 가장 많이 이용한 전자정부 서비스는 홈택스, 정부24, 국민건강보험 순이었습니다. 게다가 코로나19의 영향으로 정부24 이용률은 전년에 비해 26.7%나 증가했다고 합니다.

아직 정부24에 비해 그리 인지도가 높진 않지만 정부24처럼 국민의 편리함을 도모하기 위해 운영되고 있는 전자공문서 제출 서비스 문서24를 아시나요? 

문서24 관련 카드뉴스.(출처 : 행정안전부)
문서24 관련 카드뉴스.(출처=행정안전부)


문서24란 일반 국민이나 기업, 단체가 관공서 업무 시간에 맞춰 직접 방문하거나 우편으로 제출하던 공문서를 컴퓨터를 통해 인터넷으로 제출할 수 있게 하는 서비스인데요. 쉽게 말해서 이메일 보내듯이 행정기관에 공문서를 제출할 수 있다는 얘기입니다. 이로써 국민들은 교통비와 시간을 아끼고 공무원도 공문 스캔 등에 소요되는 행정 낭비를 줄일 수 있게 되었다고 할 수 있습니다.

문서24 리플렛 이미지
문서24 리플렛 이미지.(출처=행정안전부)


이 문서24 서비스를 활용하기 전에 먼저 알고 넘어가야 할 사항이 있습니다. 바로 문서24 활용이 불가능한 경우인데요. 1) 문서 처리 수수료가 발생하거나 2) 별도 업무 처리 시스템이 존재하는 경우 3) 행정기관 방문과 본인 확인이 필수적인 민원은 문서24로 신청이 불가능합니다. 참고로 별도 업무 처리 시스템이란 홈택스나 정부24처럼 온라인 시스템을 통한 민원 처리가 가능한 시스템을 얘기합니다. 또 인감증명서나 본인서명사실확인서처럼 본인 확인이 필수적인 경우에 문서24를 통한 처리가 불가능하게 한 것은 합리적이라고 생각됩니다.

이런 작은 제약은 있지만 최근 코로나19 발생으로 인해 비대면 신청이 더욱 중요해진 요즘 민원24의 필요성은 더욱 높아지고 있습니다. 예전에는 정부24에서 서비스되지 않는 민원의 경우 인터넷으로 신청할 수 없기 때문에 우편으로 제출하거나 방문 신청을 해야 했습니다. 하지만 이제는 문서24로 처리가 가능하다면 전자공문서를 제출함으로써 민원을 신청할 수도 있는데요. 

올해도 그렇지만 작년에도 코로나로 인해 행정기관에 방문하는 것이 부담스러웠던 저는 혹시나 정부24처럼 온라인으로 신청할 수 있는 방법이 있을까 찾아보다가 문서24를 알게 되었습니다. 방문해서 제출할 문서들을 전자문서로 만들어 행정기관에 제출할 수 있는 시스템인 문서24는 인터넷 신청 창구를 원했던 제게 딱 알맞는 기능을 가지고 있었습니다.

문서24 메인 화면
문서24 메인 화면, 직관적이고 간략한 UI를 가지고 있다.


문서24를 처음 사용하기 위해서는 우선 개인 사용자 혹은 법인/단체 사용자로 회원가입을 해야 합니다. 개인의 경우 법인/단체 사용자와는 다르게 카카오나 네이버로도 가입이 가능하기 때문에 보다 간편한데요. 문서24 홈페이지는 매우 직관적으로 되어있어서 이용하기 어렵지 않았습니다. 먼저 제출할 공문서의 내용을 작성하고, 그 다음 받는 기관을 선택해서 제출하면 되는 간편한 절차였습니다. 

게다가 민원 신청에 필요한 서류를 웹 서식 찾기-법령정보 서식에 들어가면 쉽게 찾을 수 있다는 큰 장점이 있습니다. 게다가 다운로드할 필요 없이 바로 서식을 열고 편집 후 첨부가 가능하다는 것도 매우 마음에 들었습니다.

문서24 시스템에는 27만개 이상의 서식이 연계되어있다
문서24 시스템에는 27만 개 이상의 법령서식이 연계되어 있다.


다만 약간 불편하다고 할 수 있는 것이 공문서 작성 시 문서 수신기관을 단 한 곳만 선택할 수 있다는 점인데요. 과거에 여러 곳을 선택할 수 있게 해 놨었는데 광고와 홍보성 문서가 많아져서 변경된 것 같습니다. 물론 여러 곳에 같은 문서를 보내야 하는 경우 조금 불편하기는 해도 문서24에는 기존 문서를 똑같이 작성할 수 있는 재작성 메뉴가 있으니 이를 활용하면 좋습니다. 

한 가지 유의할 점이 있는데, 작성한 문서는 7일 동안만 다시 확인이 가능하기 때문에 추후 작성한 문서를 다시 보기 위해서는 별도로 저장을 해 놔야 합니다.

이렇게 작성한 공문을 제출하게 되면 기관에서 접수 후 처리하게 되는데요. 문서24는 제출한 공문이 접수 처리가 되면 카카오톡을 통해 알려주기 때문에 따로 문서가 접수되었는지 다시 확인할 필요가 없습니다. 또한 2020년 10월부터는 모바일 문서24가 개통되어 핸드폰으로도 공문서 처리 내용을 확인할 수 있어 더욱 편리해졌습니다.

문서24 카카오톡 알림 화면
문서24 카카오톡 알림 화면.


의외로 개인사업자나 단체에서 시청이나 구청에 신고해야 하는 경우가 꽤 있습니다. 최초 신고뿐만 아니라 신고한 내용의 변경이 있을 때에도 신고를 하도록 규정이 되어있는 경우가 많은데, 문서24가 없다면 그럴 때마다 계속 기관을 방문하거나 우편을 보내야 했을 겁니다. 

개통한 지 아직 2년이 되지 않아 문서24 서비스가 아직 많이 알려져 있지는 않지만 앞으로 많은 국민들이 더 다양하게 활용할 것으로 생각되는 이유가 바로 여기에 있습니다.

보낸 문서함에서 제출한 문서를 확인할 수 있다.
문서24 보낸 문서함에서 확인할 수 있는 제출 공문서들.


그런데 문서24를 이용해 공문을 보낼 때 무작정 보내기보다는 먼저 담당기관에 유선으로 문의하는 것이 좋습니다. 왜냐하면 기관마다, 그리고 민원 업무마다 처리에 제한이 있을 수도 있고 혹은 필요한 첨부서류가 추가적으로 더 있을 수도 있기 때문입니다. 

예를 들면 방문 신청하는 경우, 본인 확인을 위해 신분증을 보여달라고 하는 경우가 있는데요. 이런 경우 본인 확인 대신, 공문에 신분증을 첨부하여야 문서24를 통한 처리가 이루어지게 됩니다. 하지만 국민이 이런 세세한 부분까지 알기는 어려우므로 담당기관에 문의를 해야 하는 것이죠.

가끔 이런 일로 문의를 하다 보면 행정 일선에 있는 공무원들도 문서24를 잘 모르는 경우가 있습니다. 무작정 기존에 해오던 방식을 답습하거나 합리적인 이유 없이 문서24를 통한 처리가 어렵다고 하기도 하는데요. 공무원 조직 내부적으로도 문서24를 최대한 활용할 수 있도록 하는 지침이 필요하다고 생각이 듭니다.

2020 문서 24 이용사례집 표지
2020 문서24 이용사례집 표지.


실제 공무원 조직에서 문서24를 잘 활용한 예도 많습니다. 2020 문서24 이용사례집에 의하면 부산지방국토관리청은 건설현장 안전점검 지적사항에 대한 조치 결과를 문서24를 통해 전자공문으로 제출하도록 하였고, 김해시청 청소행정과는 시청과 민간업체 간의 각종 보고 및 승인 회신 등을 문서24로 처리하면서 시간과 예산을 절감했다고 합니다.

전자로 공문서를 제출할 수 있는 문서24
이제는 인터넷만 있다면 언제 어디서든 공문서를 제출할 수 있다.


문서24의 개통으로 공문서도 인터넷 제출이 가능한 시대가 되었습니다. 하지만 아직까지 문서24에 대한 국민의 접근이 쉽지는 않습니다. 왜냐하면 문서24 시스템이 단순하고 편리한 것을 떠나 공문서 작성에 어려움을 겪는 국민들이 많기 때문입니다. 이런 문제를 해소하기 위해 문서24 이용에 대한 정기적인 교육이나 동영상 매뉴얼 등이 도입되었으면 좋겠다는 생각을 합니다. 

문서24를 활용하는 국민 중 한 명으로서 국민과 공무원 모두에게 윈윈이 되는 서비스인 문서24 시스템이 앞으로 더욱 더 많이 활용되길 기대해 봅니다.

* 문서24 : https://open.gdoc.go.kr/index.do



이현호
정책기자단|이현호
skryusunder@naver.com
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<자료출처=정책브리핑 www.korea.kr>
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